संचार कौशल क्या है

प्रभावी ढंग से संवाद करने में सक्षम होने से आप दूसरों को समझने और समझने में सक्षम होते हैं। दूसरों के साथ प्रभावी विचार साझा करना, चर्चा के दौरान ध्यान से सुनना, रचनात्मक आलोचना प्रदान करना और स्वीकार करना और सार्वजनिक रूप से बोलना इसके कुछ उदाहरण हैं।

संचार कौशल क्या हैं?

विभिन्न प्रकार की जानकारी प्रदान करने और प्राप्त करने में आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले गुणों को संचार कौशल के रूप में जाना जाता है। उदाहरणों में ताज़ा विचार, भावनाएँ या यहाँ तक कि प्रोजेक्ट अपडेट साझा करना शामिल है। सहानुभूति, अवलोकन, बोलना और सुनना सभी संचार कौशल का हिस्सा हैं। व्यक्तिगत बैठकों, फोन कॉल और सोशल मीडिया और ईमेल जैसे डिजिटल पत्राचार के बीच संचार शैलियों में भिन्नता को जानना भी फायदेमंद है।

प्रभावी संचार के उदाहरण

अपनी संचार क्षमताओं को बेहतर बनाने के लिए, आप विभिन्न प्रकार के संचार कौशलों का अध्ययन और अभ्यास कर सकते हैं। चूंकि इनमें से कई क्षमताएं एक-दूसरे की पूरक हैं, इसलिए जब भी संभव हो, विभिन्न सेटिंग्स में संचार का अभ्यास करना महत्वपूर्ण है।

1. सक्रिय श्रवण में संलग्न रहना

आपसे बात करने वाले व्यक्ति के प्रति चौकस रहना सक्रिय सुनना कहलाता है। सहकर्मी सक्रिय श्रोताओं को दूसरों के प्रति उनके विचार और सम्मान के कारण बहुत सम्मान देते हैं। अपनी स्पष्ट सादगी के बावजूद, यह एक ऐसी प्रतिभा है जिसे निखारना और विकसित करना चुनौतीपूर्ण हो सकता है। वक्ता के प्रति चौकस रहना, कंप्यूटर, मोबाइल फोन या अन्य उपकरणों जैसे उपकरणों को दूर रखना, और सुविचारित प्रतिक्रिया के लिए प्रश्न, टिप्पणियाँ या विचार तैयार करना, ये सभी एक व्यस्त श्रोता बनने के तरीके हैं।

2. दर्शकों के आधार पर अपना संचार दृष्टिकोण बदलना

विभिन्न संचार तौर-तरीके विभिन्न संदर्भों के लिए उपयुक्त हैं। अपनी संचार क्षमताओं का अधिकतम उपयोग करने के लिए अपने दर्शकों और उनसे जुड़ने के सर्वोत्तम तरीके के बारे में सोचना महत्वपूर्ण है।

उदाहरण के लिए, संभावित नियोक्ता से फोन पर या पेशेवर ईमेल के माध्यम से बात करना बेहतर होता है। परिस्थितियों के आधार पर, आपको संपर्क के अन्य माध्यमों का उपयोग करने के बजाय एक औपचारिक, टाइप किया हुआ पत्र भी लिखना पड़ सकता है। कार्यालय में, आप पा सकते हैं कि व्यक्तिगत रूप से या वीडियो कॉन्फ्रेंस में जटिल जानकारी पर चर्चा करना एक लंबी, शब्दों वाली ईमेल भेजने की तुलना में आसान है।

3. दोस्ती

मित्रता में करुणा और ईमानदारी जैसे लक्षण अक्सर समझ और विश्वास को बढ़ावा देते हैं। पेशेवर साझेदारियों में समान गुण महत्वपूर्ण हैं। लोगों के साथ काम करते समय, सकारात्मक दृष्टिकोण रखें, खुले दिमाग रखें और उनके दृष्टिकोण को बेहतर ढंग से समझने के लिए उनसे प्रश्न पूछें। किसी की भलाई के बारे में पूछताछ करना, बात करते समय मुस्कुराना, या अच्छे काम के लिए उनकी प्रशंसा करना छोटे कार्य हैं जो कर्मचारियों और पर्यवेक्षकों के साथ सकारात्मक संबंध बनाने में काफी मदद कर सकते हैं।

4. फुरतीलापन

कार्यस्थल पर आत्मविश्वास के साथ पेश किए गए विचारों के प्रति लोग अधिक ग्रहणशील होते हैं। आत्मविश्वासी दिखने के लिए कई रणनीतियाँ हैं, जैसे कि आप जिस व्यक्ति से बात कर रहे हैं, उसके साथ आँख से संपर्क बनाए रखना, अपने कंधे अलग करके सीधे बैठना और अपने विचारों को पहले से व्यवस्थित करना। आप पाएंगे कि आत्मविश्वासपूर्ण संचार कौशल होना नौकरी के साक्षात्कार और वास्तविक कार्य दोनों के लिए फायदेमंद है।

5. टिप्पणियाँ प्रदान करना और प्राप्त करना

प्रभावी संचारक रचनात्मक आलोचना को अच्छी तरह से लेने और दूसरों को पेश करने में सक्षम होते हैं। फीडबैक में मुद्दों को स्पष्ट करने, समाधान पेश करने या वर्तमान परियोजना या विषय का समर्थन करने की आवश्यकता है।

6. स्पष्टता और मात्रा

संचार करते समय सुनने योग्य और स्पष्ट होना महत्वपूर्ण है। आपकी बोलने की आवाज़ को संशोधित करने के लिए प्रतिभा की आवश्यकता होती है ताकि आपको विभिन्न स्थितियों में सुना जा सके, फिर भी प्रभावी संचार इस पर निर्भर करता है। कुछ स्थितियों में बहुत ज़ोर से बोलना असभ्य या असुविधाजनक लग सकता है। यदि आप निश्चित नहीं हैं तो यह देखने के लिए कमरे में चारों ओर देखें कि अन्य लोग कैसे बातचीत कर रहे हैं।

7. करुणा

सहानुभूतिपूर्ण होने का अर्थ है दूसरे की भावनाओं को समझने और अनुभव करने में सक्षम होना। समूह और आमने-सामने दोनों स्थितियों में इस संचार क्षमता का होना महत्वपूर्ण है। कार्रवाई का सही तरीका चुनने के लिए आपको दोनों स्थितियों में अन्य लोगों की भावनाओं से अवगत होना होगा। उदाहरण के लिए, जब कोई क्रोध या चिड़चिड़ापन व्यक्त कर रहा हो, तो सहानुभूति आपको उनकी भावनाओं को पहचानने और शांत करने में सहायता कर सकती है। साथ ही, जब कोई उत्साहित और उत्साहित महसूस कर रहा हो तो उसे पहचानना सीखकर आप अपने विचारों और प्रयासों के लिए समर्थन प्राप्त कर सकते हैं।

8. शिष्टाचार

कब बातचीत शुरू करनी है और कब जवाब देना है, यह जानना सम्मान दिखाने का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है। किसी टीम या समूह के संदर्भ में लोगों को निर्बाध रूप से बात करने की अनुमति देना एक आवश्यक संचार कौशल के रूप में देखा जाता है। सम्मानजनक संचार में विषय पर बने रहकर, सटीक प्रश्न पूछकर और पूछे गए किसी भी प्रश्न का संपूर्ण उत्तर देकर दूसरे व्यक्ति के समय का अधिकतम उपयोग करना भी शामिल है।

9. अशाब्दिक सुरागों को पहचानना

शारीरिक भाषा, चेहरे की भावनाएं और आंखों का संपर्क सहित गैर-मौखिक संकेतक संचार में एक बड़ी भूमिका निभाते हैं। जब आप किसी को सुन रहे हों तो बोले गए शब्दों और अशाब्दिक संकेतों दोनों का ध्यान रखना महत्वपूर्ण है। इसी तरह, आपको बोलते समय अपनी शारीरिक भाषा के प्रति सचेत रहना चाहिए ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप उन्हें सही संकेत दे रहे हैं।

10. अनुकूलता

त्वरित उत्तर देने वालों को उन लोगों की तुलना में अधिक उत्पादक माना जाता है जो अपना समय लेते हैं, चाहे वे किसी कॉल का उत्तर दे रहे हों या ईमेल का जवाब दे रहे हों। एक तरीका यह अनुमान लगाना है कि प्रतिक्रिया देने में कितना समय लगेगा। क्या आप अगले पांच मिनट के भीतर इस अनुरोध या पूछताछ का जवाब दे सकते हैं? यदि हां, तो संभवतः आपको इसे देखते ही इसका ध्यान रखना चाहिए। यदि अनुरोध या पूछताछ अधिक जटिल है, तो भी आप इसे प्राप्त होने की पुष्टि कर सकते हैं और प्रेषक को सूचित कर सकते हैं कि आप बाद में पूरा उत्तर देंगे।

आप संचार में बेहतर कैसे हो सकते हैं?

अभ्यास और अनुभव से संचार कौशल सीखा और सुधारा जा सकता है। पहले अपनी ताकतें निर्धारित करें, फिर उन्हें अभ्यास में लाएं और उन क्षेत्रों में आगे बढ़ें।

1. परामर्श लें

उपयोगी प्रतिक्रिया के लिए किसी करीबी मित्र या सहकर्मी से परामर्श लें। एक संचारक के रूप में आप कैसे सामने आते हैं, यह जानना कठिन हो सकता है। निष्पक्ष मूल्यांकन प्राप्त करने के लिए किसी विश्वसनीय मित्र की स्पष्ट राय लें। यह जानने से कि आप अपने संचार कौशल को कहाँ बढ़ा सकते हैं, आपको यह निर्णय लेने में मदद मिल सकती है कि किस पर ध्यान केंद्रित करना है।

2. तकनीक

बेहतर संचार तकनीक विकसित करने पर काम करें। आपने समय के साथ आदत से बहुत सारी संचार क्षमताएँ विकसित कर ली हैं। आप संचार बढ़ाने वाली नई आदतें विकसित करके ऐसी क्षमताओं को निखार सकते हैं। इसमें चर्चा के दौरान प्रश्न पूछना, लोगों की आँखों में देखने के लिए खुद को याद रखना और रचनात्मक आलोचना प्रदान करने का अभ्यास करना शामिल हो सकता है। इसमें संदेशों के प्राप्त होने पर उनके प्रति अधिक ग्रहणशील होना भी शामिल हो सकता है।

3. कक्षाएं

संचार कौशल पर सेमिनार या कार्यशाला में भाग लें। आप ऑनलाइन और ऑफलाइन दोनों तरह से कई सेमिनारों, कार्यशालाओं और पाठों में भाग लेकर अपने संचार कौशल में सुधार कर सकते हैं। इन कक्षाओं में निर्देश, भूमिका-निभाना, लिखित कार्य और खुली बातचीत सभी संभव हैं।

4. बोलो

लोगों से बात करने के मौके तलाशें। अपनी संचार क्षमताओं को काम के अंदर और बाहर दोनों जगह लागू करने के अवसरों की तलाश करें। आप नई क्षमताओं का अभ्यास कर सकते हैं और इसके साथ अपनी वर्तमान क्षमताओं को निखार सकते हैं।

कार्यस्थल में प्रभावी संचार

ऐसे कुछ तरीके हैं जिनसे आप कार्यस्थल पर एक सफल संचारक बन सकते हैं, भले ही ऐसे कई संचार कौशल हों जिनका उपयोग आप विभिन्न स्थितियों में करेंगे।

1. संक्षिप्त और सीधे रहें

गलत व्याख्याओं को कम करने, कार्यों में तेजी लाने और दूसरों द्वारा आपके उद्देश्यों की त्वरित समझ को सुविधाजनक बनाने के लिए अपने संदेश को सुव्यवस्थित करना। लंबे, जटिल शब्दों में बोलने के बजाय अपने संदेश को उसके आवश्यक अर्थ तक पहुँचाने का अभ्यास करें। अपनी अवधारणा, निर्देश या संदेश को व्यक्त करने का प्रयास करते समय, सबसे आवश्यक जानकारी प्रदान करना महत्वपूर्ण है, भले ही संदर्भ जोड़ना सहायक हो।

2. करुणा का अभ्यास करें

यदि आप अपने सहकर्मियों के विचारों, भावनाओं और उद्देश्यों से अवगत हैं तो उनके साथ संवाद करना आसान हो सकता है। उदाहरण के लिए, किसी परियोजना को शुरू करने के लिए, आपको अन्य विभागों से सहायता की आवश्यकता हो सकती है। सहानुभूति विकसित करने से आपको उनके मुद्दों या सहायता करने की इच्छा की कमी को पूरा करने के लिए अपना संदेश देने में मदद मिल सकती है।

3. अपने लिए एक वक्तव्य बनाएं

कभी-कभी, चाहे आप वेतन वृद्धि की मांग कर रहे हों, परियोजना की संभावनाओं की तलाश कर रहे हों, या किसी ऐसे विचार का विरोध कर रहे हों जो आपको नहीं लगता कि काम करेगा, आपको अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आक्रामक होना होगा। नौकरी में अपनी प्रस्तुतियों में आश्वस्त रहना महत्वपूर्ण है, लेकिन आपको बातचीत करते समय दूसरों के साथ लगातार सम्मानपूर्वक व्यवहार करना चाहिए। संयमित आचरण बनाए रखना और अपने दावों के समर्थन में ठोस तर्कों का उपयोग करना लोगों को आपके विचारों के प्रति अधिक खुला बना सकता है।

4. शांत और भरोसेमंद बने रहें।

कोई विवाद या संघर्ष होने पर भावनात्मक रूप से संवाद करना आसान हो सकता है। सहकर्मियों से बात करते समय संयम बनाए रखना महत्वपूर्ण है। ख़राब बॉडी लैंग्वेज के उदाहरण के रूप में अपनी आँखें घुमाने या अपनी बाहों को क्रॉस करने से बचें। आप लगातार बॉडी लैंग्वेज और समान स्वर का उपयोग करके सौहार्दपूर्ण और प्रभावी ढंग से निर्णय प्राप्त कर सकते हैं।

5. अशाब्दिक संकेतों का उपयोग करें और उनका पालन करें

कार्यस्थल संचार का एक महत्वपूर्ण घटक शारीरिक भाषा है। उनका बारीकी से निरीक्षण करें और उन संकेतों पर ध्यान दें जो वे अपने हावभाव और चेहरे के भावों के माध्यम से बता रहे हैं। इसके अतिरिक्त, आपको अपनी शारीरिक भाषा के माध्यम से भेजे जाने वाले किसी भी अनजाने संदेश के प्रति बहुत सचेत रहना चाहिए।

संचार कौशल को कैसे उजागर किया जा सकता है?

पूरी नौकरी खोज प्रक्रिया के दौरान और काम करते समय, आपको अपनी संचार क्षमताओं को नियोजित करने की आवश्यकता होगी। आपके सीवी से लेकर नौकरी के साक्षात्कार और उससे आगे तक हर चीज के लिए विभिन्न प्रकार की संचार क्षमताओं की आवश्यकता होगी। प्रत्येक चरण में कुछ क्षमताओं पर जोर देने के लिए यहां कुछ विचार दिए गए हैं।

1. एक आवेदन पत्र के लिए संचार क्षमताएँ

एक अच्छी तरह से लिखा गया बायोडाटा प्रभावी संचार क्षमताओं के प्रमाण के रूप में कार्य करता है। सुनिश्चित करें कि आपका बायोडाटा ठीक से प्रारूपित है और मुद्रण संबंधी और व्याकरण संबंधी समस्याओं से रहित है। इसके अलावा, आप अपने बायोडाटा के कौशल अनुभाग में कुछ प्रभावी संचार कौशल जोड़ना चाह सकते हैं, खासकर यदि नौकरी विवरण विशेष रूप से अनुरोध करता है कि आपके पास इस प्रकार की क्षमताएं हैं। यदि कोई नियोक्ता आपके कौशल सेट वाले आवेदकों की तलाश कर रहा है, तो आप अपने बायोडाटा में कौशल जोड़ सकते हैं।

2. कवर लेटर के लिए संचार क्षमताएँ

आपके पास अपने कवर लेटर में अपनी संचार क्षमताओं के बारे में और विस्तार से जाने का एक शानदार मौका है। यद्यपि यहां आपके पास अपने संचार कौशल पर अधिक विस्तार से चर्चा करने का अवसर है, नियोक्ता को आपकी क्षमताओं के बारे में पहली राय आपके कवर लेटर से मिलेगी। आपका कवर लेटर संक्षिप्त, पेशेवर ढंग से लिखा हुआ, त्रुटि रहित और उस नौकरी के अनुरूप होना चाहिए जिसकी आप तलाश कर रहे हैं।

3. नौकरी के लिए साक्षात्कार के लिए प्रभावी संचार तकनीकें

साक्षात्कार के दौरान अपने बारे में अच्छा प्रभाव डालना संवाद करने का पहला और सबसे महत्वपूर्ण तरीका है। साक्षात्कार के लिए दस से पंद्रह मिनट पहले पहुंचें और जिस पद की आप तलाश कर रहे हैं उसके लिए उपयुक्त कपड़े पहनें। उन अशाब्दिक संकेतों से सावधान रहें जो आप अपनी शारीरिक भाषा से दे रहे हैं।

इंटरव्यू के दौरान झुककर बैठने या अपना फोन चेक करने जैसे काम करने से बचें। आंखों का संपर्क बनाए रखना, सक्रिय रूप से सुनने की तकनीकों का उपयोग करना और आत्मविश्वास प्रदर्शित करना आपके पूरे साक्षात्कार के दौरान संवाद करने की प्रभावी रणनीतियाँ हैं।

आप जीवन में और काम पर किए जाने वाले लगभग हर काम को एक प्रकार का संचार मान सकते हैं। आप अपनी शक्तियों और सीमाओं का आकलन करके और सकारात्मक आदतों को लगातार अभ्यास में लाकर दूसरों से जुड़ने और बातचीत करने की अपनी क्षमता बढ़ा सकते हैं।

संचार कौशल आवश्यक हैं

कार्यस्थल पर दोस्तों, सहपाठियों और सहकर्मियों के साथ पारस्परिक संबंध बनाने के लिए प्रभावी संचार कौशल की आवश्यकता होती है। बेहतर संचारक अपने परिवेश में नेविगेट करने और अपने विचारों को अपने आसपास के अन्य लोगों तक संप्रेषित करने में सक्षम होंगे।

एक व्यक्ति अच्छे संचार कौशल के माध्यम से अपने आस-पास के अन्य लोगों के साथ संबंध और विश्वास स्थापित कर सकता है। जो व्यक्ति ध्यान से सुनता है और दूसरों की राय के आधार पर निर्णय लेता है, उसे सामाजिक दायरे और नौकरी दोनों में काफी पसंद किया जाता है।

अच्छा संचार संघर्षों को सुलझाने में भूमिका निभाता है और मुद्दों को उत्पन्न होने से रोकने में मदद करता है। किसी असहमति के दौरान तीव्र भावनाओं को नियंत्रण में लेने की अनुमति देने के बजाय, संयम बनाए रखने से व्यक्ति अपने उद्देश्यों को संज्ञानात्मक रूप से सूचित तरीके से व्यक्त करने में सक्षम हो जाता है।

अच्छे संचारक एक स्वागत योग्य माहौल बनाकर सहयोग को भी प्रोत्साहित करते हैं जहाँ हर कोई बोलने में सहज महसूस करता है। टीम के सदस्य समस्याओं के उभरने पर उनका समाधान ढूंढने में सहयोग कर सकेंगे और अपनी भूमिकाओं को स्पष्टता के साथ समझ सकेंगे। इसके परिणामस्वरूप उत्पादकता में वृद्धि होगी.

अंतिम विचार

किसी व्यक्ति के लिए सूचना को उद्देश्यपूर्ण ढंग से और उचित ढंग से प्रसारित करने के लिए प्रभावी ढंग से संवाद करने की क्षमता आवश्यक है। व्यक्तिगत और व्यावसायिक दोनों संदर्भों में, यह सहायक हो सकता है। साथ में, मौखिक और गैर-मौखिक संचार कौशल कोई क्या कहना चाह रहा है उसकी स्पष्ट तस्वीर प्रदान करने में मदद करता है। लोगों से प्रश्न पूछना, शारीरिक भाषा का उपयोग करना, गर्म परिस्थितियों में संयम बनाए रखना और स्पष्ट रूप से संवाद करना प्रभावी संचार तकनीकों के उदाहरण हैं।

चिंतनशील सुनना एक सहायक संचार तकनीक है जो दूसरे व्यक्ति की भावनाओं को स्वीकार और प्रतिबिंबित करके उनकी भावनाओं को ध्यान में रखती है। ओपन-एंडेड प्रश्न लोगों को हां/नहीं विकल्प के बिना खुद का गहराई से वर्णन करने देते हैं। मेरे कथन केवल बोलने वाले व्यक्ति की इच्छाओं और भावनाओं को संबोधित करते हैं।

संचार में, सबसे महत्वपूर्ण बात यह सुनना है कि दूसरे क्या नहीं कह रहे हैं।